Términos para instituciones autorizadas

1. Objeto de este documento

vEmergency es un servicio de Olorun Sistemas (República Dominicana) que permite que, en una situación de urgencia, el personal que atiende a una persona pueda consultar su información médica esencial escaneando un código QR o una etiqueta NFC.

Este documento establece los términos y condiciones bajo los cuales una institución puede acceder de forma legítima a la información de emergencia de los titulares de vEmergency. Está dirigido a hospitales, clínicas, aseguradoras, cuerpos de emergencia y demás entidades que, por la naturaleza de su labor, pueden encontrarse ante un perfil vEmergency.

Nuestro marco legal de referencia es la Ley 172-13 de la República Dominicana sobre protección de datos de carácter personal. De forma voluntaria, alineamos nuestras prácticas con estándares internacionales como ISO 27001, ISO 27701 y el RGPD europeo, aunque no sean de aplicación obligatoria en el país.

2. Quién es una "institución autorizada"

A los efectos de estos términos, es institución autorizada toda entidad que:

• presta servicios de atención de urgencias, salud, aseguramiento médico o respuesta a emergencias (por ejemplo: hospitales y clínicas, servicios prehospitalarios y ambulancias, bomberos, defensa civil, cuerpos policiales en función de auxilio, y aseguradoras de salud); y
• accede a la información de un titular con el único propósito de auxiliarle o de gestionar su atención en el contexto de una emergencia o de la cobertura asociada a esta.

Existen dos formas de contacto con la información:

• Acceso ocasional de emergencia. Cualquier persona que escanee un código vEmergency accede únicamente a los campos que el titular haya dejado visibles para ese escenario. No requiere registro previo con nosotros. Estos términos igualmente le obligan en cuanto al uso de la información a la que acceda.
• Institución dada de alta (relación formal). Entidad con la que Olorun Sistemas ha establecido una relación formal para acceder de manera recurrente y trazable (ver sección 8). El alta no otorga acceso a campos protegidos sin la verificación descrita en la sección 6.

3. Naturaleza del acceso: excepcional y finalista

El acceso a la información de emergencia de un titular es excepcional, finalista y limitado:

• Excepcional: se justifica solo por la situación de urgencia o por la gestión de la cobertura asociada a esta, no por la mera conveniencia operativa.
• Finalista: se permite exclusivamente para auxiliar al titular, tomar decisiones clínicas urgentes, contactar a sus personas de confianza o tramitar su admisión y cobertura.
• Limitado: alcanza únicamente los campos que el titular decidió compartir. vEmergency aplica control campo por campo: el titular elige qué se muestra al escanear y qué queda protegido tras una verificación adicional (ver sección 6).

La base que legitima este tratamiento es el consentimiento explícito del titular —otorgado al configurar la visibilidad de su perfil— sumado a la finalidad de asistencia sanitaria urgente, la minimización (solo los campos que el titular decidió compartir), la trazabilidad de cada acceso y el deber de confidencialidad de quien consulta la información. La exhibición de información médica se realiza únicamente con base en ese consentimiento explícito y con la finalidad limitada de facilitar asistencia urgente: el acceso se limita a los datos definidos por el usuario, se registra para trazabilidad y debe usarse exclusivamente para proteger la vida, salud o integridad del titular en una situación de emergencia. Esta base no se apoya en un supuesto "interés vital" como fundamento autónomo.

4. Todo acceso queda registrado y es trazable

Cada consulta a un perfil de emergencia deja huella. El sistema registra automáticamente, entre otros datos:

• fecha y hora del acceso;
• dirección IP y ubicación geográfica aproximada desde donde se realizó la consulta;
• dispositivo y navegador utilizados;
• si se solicitaron y verificaron códigos de un solo uso para ver campos protegidos.

El titular puede consultar esta bitácora desde su cuenta y ver quién ha abierto su perfil, cuándo y desde dónde. La institución que accede debe asumir que su acceso es visible y auditable, tanto por el titular como por Olorun Sistemas. Esta trazabilidad existe para proteger al titular y para disuadir cualquier uso indebido.

5. Prohibiciones

Al acceder a la información de un titular, la institución (y cualquier persona que actúe en su nombre) se obliga a NO:

1. Usarla fuera de la emergencia. Queda prohibido cualquier uso ajeno a auxiliar al titular o a gestionar su atención y cobertura en el contexto de la urgencia.
2. Retenerla o almacenarla más allá de lo estrictamente necesario para la atención concreta. No se permite volcarla a expedientes, bases de datos o sistemas propios con fines de conservación permanente sin una base legal propia y el consentimiento correspondiente.
3. Revenderla, cederla o compartirla con terceros, ni con fines comerciales, publicitarios, de mercadeo, de scoring o de cualquier otra índole ajena a la emergencia.
4. Cruzarla o enriquecer con ella otras bases de datos, elaborar perfiles, segmentar o correlacionar la información del titular con otras fuentes.
5. Reproducir, copiar o fotografiar los campos protegidos, ni intentar eludir los mecanismos de verificación (por ejemplo, los códigos de un solo uso) o acceder a campos que el titular no dejó disponibles.
6. Automatizar el acceso masivo o la enumeración de perfiles, ni realizar consultas fuera de un caso real de atención a un titular concreto.

El incumplimiento de estas prohibiciones puede constituir una infracción a la Ley 172-13 y generar las responsabilidades que la normativa dominicana establezca.

6. Acceso a campos protegidos: requiere código de un solo uso del titular

No toda la información se muestra al escanear. El titular puede marcar campos como protegidos. Para estos:

• El campo no se muestra al abrir el perfil.
• Para verlo, quien atienda debe solicitar un código de un solo uso que se envía al titular por el canal que él configuró (correo electrónico, SMS o WhatsApp).
• Sin ese código, el campo permanece oculto. El código lo recibe el titular; corresponde a este facilitarlo cuando su estado se lo permita, o queda indisponible si no puede hacerlo.

Este mecanismo garantiza que la información más sensible solo se revela con una intervención verificable asociada al titular. La institución no debe intentar obtener campos protegidos por otras vías ni presionar al titular más allá de lo razonable en el contexto de la atención.

7. Responsabilidad de la institución

La institución que accede a la información de un titular es responsable de:

• limitar el acceso a las personas de su organización que realmente intervienen en la atención;
• usar la información solo para las finalidades descritas en la sección 3 y respetar íntegramente las prohibiciones de la sección 5;
• proteger, mientras la maneje, la información a la que acceda, con medidas de seguridad acordes a su sensibilidad de dato de salud;
• eliminar o no conservar la información una vez concluida la atención, salvo que cuente con una base legal propia e independiente para su tratamiento posterior (por ejemplo, la historia clínica que la propia institución esté obligada a llevar), en cuyo caso ese tratamiento se rige por la normativa que le aplique a la institución y bajo su propia responsabilidad, no la de Olorun Sistemas;
• responder frente al titular y frente a las autoridades por el uso que haga de la información.

Olorun Sistemas actúa como operador de la plataforma que exhibe la información que el titular configuró; no dirige ni supervisa la actuación clínica ni administrativa de la institución, y no asume responsabilidad por el uso que esta haga de la información una vez accedida legítimamente.

El reparto de responsabilidades entre los distintos actores del servicio se entiende del siguiente modo:

8. Alta y baja de una institución

Cuando una entidad requiera una relación formal para un acceso recurrente y trazable:

Alta

1. La institución escribe a security@olo.run manifestando su interés e identificando a la entidad y a un responsable de contacto.
2. Olorun Sistemas verifica la identidad y la legitimidad de la entidad.
3. Se acuerdan por escrito estos términos y las condiciones de acceso, incluyendo el compromiso expreso con las prohibiciones (sección 5) y las responsabilidades (sección 7).
4. Se habilita el acceso conforme a lo pactado. El alta no exime de la verificación por código de un solo uso para los campos protegidos ni amplía lo que cada titular decidió compartir.

Baja

• La institución puede solicitar su baja en cualquier momento escribiendo a security@olo.run.
• Olorun Sistemas puede suspender o revocar el acceso, de forma inmediata y sin previo aviso, ante cualquier indicio de uso indebido, incumplimiento de estos términos, o a solicitud fundada de un titular o de una autoridad competente.
• La baja no libera a la institución de las obligaciones contraídas respecto de la información a la que accedió mientras estuvo activa (en particular, las de no retención y no cesión).

El acceso ocasional de emergencia (sección 2) no requiere alta, pero queda igualmente sujeto a estos términos y a la trazabilidad de la sección 4.

9. Contacto

• Alta, baja y consultas de instituciones: security@olo.run
• Responsable de Protección de Datos: Norlhin Guzmán
• Información complementaria en el Trust Center: Política de privacidad, Política de tratamiento de datos sensibles de salud y Política de no comercialización de datos.